Recepción y archivo
Facturas organizadas por proveedor y mes.
Automatización del procesamiento de facturas
Automatizamos la recepción y el procesamiento de las facturas de tus proveedores: el flujo las recibe del correo, lee el XML de la factura electrónica o el PDF, valida los datos contra la orden de compra, pide la aprobación del responsable y las registra en tu software contable. Contabilidad deja de digitar y se dedica a revisar excepciones.
Actualizado:
- Facturas registradas sin digitar
- Validación contra órdenes de compra
- Aprobaciones con trazabilidad
Cuentas por pagar en orden
+900 proyectos entregados
Qué incluye el procesamiento automático de facturas
Desde el buzón de facturación hasta el registro contable.
Recepción
- Lectura del buzón de facturación electrónica.
- Descarga y archivo de XML y PDF.
- Identificación del proveedor y del documento.
Validación
- Cruce con la orden de compra y la recepción.
- Revisión de valores, impuestos y retenciones.
- Detección de duplicados.
Aprobación y registro
- Aprobación del responsable por correo o celular.
- Registro en tu software contable.
- Aviso al proveedor del estado de su factura.
Facturas procesadas a mano o automáticamente
Las facturas de proveedores son de las tareas más repetitivas de contabilidad.
| Aspecto | Proceso manual | Proceso automático de PACOWEB |
|---|---|---|
| Recepción | Descargar adjuntos uno por uno. | Recepción y archivo automáticos. |
| Digitación | Copiar valores al software contable. | Registro automático. |
| Control | Errores y duplicados frecuentes. | Validaciones antes de registrar. |
| Proveedores | Llaman a preguntar por su pago. | Reciben el estado automáticamente. |
¿Cuántas facturas de proveedores recibe tu empresa al mes? Veamos cuánto tiempo puedes ahorrar.
Qué se puede automatizar en facturación
Por etapas, según tu volumen.
Lectura de soportes no electrónicos
Cuentas de cobro y recibos con IA.
Automatización de lectura de documentos con IAAprobaciones
Flujo de aprobación según monto y área.
Portal de proveedores
Proveedores que radican y consultan solos.
Desarrollo de portales para proveedoresCómo automatizamos tus facturas
Empezamos por el proceso que más tiempo te quita, lo automatizamos, medimos el ahorro y seguimos con el siguiente. Sin proyectos eternos.
-
Paso 1: Mapeo del proceso
Observamos cómo se hace hoy la tarea, quién la hace, cuánto tarda y en qué herramientas vive.
Tú: nos muestras el proceso paso a paso
Recibes: mapa del proceso y tiempo actual -
Paso 2: Diseño del flujo
Definimos disparadores, reglas, excepciones y en qué puntos interviene una persona.
Tú: validas las reglas y excepciones
Recibes: diagrama del flujo automático -
Paso 3: Construcción y pruebas
Montamos el flujo con datos de prueba y lo corremos en paralelo con el proceso manual.
Tú: revisas los resultados de prueba
Recibes: automatización funcionando en pruebas -
Paso 4: Puesta en producción
Activamos el flujo, configuramos alertas de error y capacitamos a quien lo supervisa.
Tú: designas un responsable interno
Recibes: flujo activo y guía de operación -
Paso 5: Medición y ajuste
Comparamos tiempos y errores antes y después, y afinamos lo necesario.
Tú: nos reportas casos especiales
Recibes: informe de ahorro y ajustes
Procesamiento de facturas por sector
Empresas con muchos proveedores.
Hotelería y restaurantes
Proveedores diarios de alimentos e insumos.
Construcción
Facturas por obra y centro de costo.
Firmas contables
Procesamiento de facturas de varios clientes.
¿Qué documentos conviene automatizar? Descúbrelo en un minuto
Tres preguntas para saber qué automatización documental te ahorra más horas.
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Procesamiento automático de facturas
Facturas recibidas, validadas y registradas sin digitación.
Preguntas frecuentes sobre automatización del procesamiento de facturas
¿Funciona con la factura electrónica de la DIAN?
Sí, leemos el XML estructurado de la factura electrónica, que es la fuente más precisa.
¿Con qué software contable se integra?
Con los que ofrecen API o importación de archivos, como Siigo, Alegra, World Office, Helisa o SAP, entre otros.
¿Qué pasa con los eventos de la factura (acuse, aceptación)?
Podemos automatizar avisos y tareas para que tu equipo gestione los eventos a tiempo en tu plataforma.
¿Sirve para varias empresas o NIT?
Sí, cada factura se enruta según la empresa receptora.
¿Con qué otros nombres se conoce procesamiento de facturas?
También se busca como cuentas por pagar automatizadas, recepción automática de facturas electrónicas o automatización contable. Es un servicio que se relaciona con OCR, extracción de datos, facturas, reportes automáticos y firma electrónica, temas que revisamos contigo cuando el proyecto los necesita.
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Cotiza el procesamiento automático de facturas
Cuéntanos cuántas facturas reciben al mes y qué software contable usan.
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